Flexibel und ortsunabhängig arbeiten - ein Erfahrungsbericht

Das Corona Virus zwingt Menschen in Unternehmen von zuhause aus zu arbeiten. Noch nie wurde die Arbeitswelt so schnell mit der Privatwelt verschmolzen. IT-Infrastrukturen müssen schnell aufgebaut werden und das in Zeiten, wo manch Unternehmer lieber in andere Dinge investieren würde. In diesem Erfahrungsbericht zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und sehr preiswert mit vorhandenen Werkzeugen eine flexible und ortsunabhängige Arbeitswelt schaffen.

Es ist noch nicht lange her, da spielte ich mit dem Gedanken, mein Unternehmen komplett zu digitalisieren. Damit verbunden war auch der Ansatz, alles von meinem Smartphone, Tablet oder Laptop zu steuern und abzuwickeln. Damals war noch nichts von einem Corona Virus zu lesen oder zu hören. Auch sonst war keine Krise in der Nähe auszumachen - ausser vielleicht die Digitalisierung selber.

Vision Unternehmen komplett vom Smartphone aus zu steuern

Damit ich meine Vision umsetzen konnte, musste ich die Komfortzone verlassen und auf zu neuen Ufern aufbrechen. Alles was durch die digitale Werkzeuge ersetzt werden konnte, sollte ersetzt werden. Meetings sollten in Zukunft digital geführt werden, auch die Kommunikation im Unternehmen selber von Büro zu Büro sollte grösstenteils digital erfolgen und meine Mitarbeitenden sollten frei sein in der Entscheidung, wann sie von wo aus arbeiten. Einzige Bedingung war, dass Sie für unsere Kunden erreichbar sind und wir intern wissen, wann sie erreichbar sind.

Selbstverantwortung bei den Mitarbeitenden

Meine Vision, mein Unternehmen komplett vom Smartphone aus zu steuern setzt auch darauf, dass alle meine Mitarbeitenden eine sehr hohe Selbstverantwortung haben und nach Zielsetzungen arbeiten können. Mir ist wichtig, dass die Arbeit zum definierten Zeitpunkt im entsprechenden Zeitrahmen erledigt wird und nicht, dass ein Mitarbeiter 8 Stunden pro Tag physisch anwesend ist im Büro. Dazu haben wir auch Unternehmenswerte geschaffen und eine entsprechende Kultur entwickelt.

Mit den richtigen Werkzeugen die Vision umsetzen

Für mich war immer klar, dass ich meine Vision auf bestehenden Softwarelösungen aufsetzen wollte und so flexibel sein, dass ich keine schwerfälligen Systeme einsetze, an die ich mich für die Zukunft binde. Auch standen die Anbindungsmöglichkeiten dieser Tools zu anderen Lösungen im Vordergrund und nicht zuletzt auch die Kosten. Auch sollten es Tools sein, die ich keinem Mitarbeitenden und auch keinem Kunden lange erklären muss und die auf jedem Betriebssystem funktionieren.

Also haben wir uns für folgende Tools entschieden:

  • www.slack.com
    Für die Zusammenarbeit intern wie extern nutzen wir Slack. Mit Slack sind wir mit unseren Kunden verbunden und bauen die 3W-GROUP auch immer mehr aus, indem wir auch weitere Geschäftspartner an diese Plattform einbinden. Seit wir Slack einsetzen, erhalten wir kaum noch E-Mails, steigern die Kundenbindung und senken die Kosten bei den Kunden. Projekte werden effizienter umgesetzt und der Wissenstransfer ist um einiges gewachsen.
  • www.dropbox.com
    Während wir früher eigene Fileserver inhouse hatten und nur mittels VPN schwerfällig auf die Daten von extern zugreifen konnten, haben wir auf die Cloudlösung Dropbox gewechselt und nutzen seither die Möglichkeiten, die diese Plattform bietet, um ortsunabhängig mit Kunden Daten auszutauschen. Interessant ist sicherlich auch Dropbox Paper, um papierlos untereinander zu kommunizieren.
  • www.monday.com
    Terminplanungen und Projektübersichten machen wir in monday.com und geben so allen Geschäftspartnern einen zentralen überblick über aktuelle Projektsituationen.

Sicherlich fragen Sie sich, ob wir auch Telefonanrufe entgegennehmen. Ja, das tun wir. Doch auch hier haben wir auf eine VoIP-Lösung gewechselt und alle unserer Mitarbeitenden haben nun nur noch eine App auf dem Smartphone, auf der sie mittels Firmentelefonnummer auf der ganzen Welt erreichbar sind.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Erfahrungsbericht einen kleinen Einblick geben, wie schnell heutzutage flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten möglich ist. Die Technologie bietet Ihnen alles, was Sie benötigen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist der Aufwand vom stationären, unflexiblen Bürooffice hin zum flexiblen, ortsunabhängigen Arbeiten sicherlich kleiner, als bei einem Grossunternehmen. Doch bei beiden kommt es auf den Willen darauf an, dies rasch umzusetzen.

In diesem Sinne wünsche ich gutes Gelingen bei der Umsetzung. Thomas Schüpfer, Unternehmer der 3W-GROUP

Kontaktperson

Thomas Schüpfer, Unternehmer

+41 58 219 84 99